Online-Publishen von Office-Dokumenten
Das Berichte-Framework der Stadt Wien ermöglicht die automatisierte Erstellung von barrierefreien und mobil-tauglichen Online-Publikationen mit Hilfe strukturierter Word-Dokumente. Die Applikation wurde von Lekton im Auftrag der MA 53 – Presseinformationsdienst (PID) entwickelt und steht seit Jänner 2023 in der Version 1.0 Dienstleistern im Auftrag der Stadt Wien zur Verfügung.
Das Berichte-Framework ist für abgeschlossene Publikationsformate optimal: In der Stadt Wien werden zahlreiche solcher Publikation erstellt, deren Inhalte sich nach der Veröffentlichung nicht mehr ändern und die auch online verfügbar gemacht werden müssen z. B. gesetzlich vorgeschriebene Jahresberichte, längerfristig geltende Richtlinien, Strategiepapiere, Festschriften etc.
Solche Publikationen müssen den gesetzlich vorgeschrieben Kriterien der Barrierefreiheit genügen und können grundsätzlich entweder als Webpublikationen mittels Content Management System (CMS), als barrierefreie PDFs oder ebenfalls als Webpublikationen mit Hilfe des Berichte-Frameworks der Stadt Wien erstellt werden.
Publikationen mittels CMS sind vergleichsweise aufwändig, weil die Inhalte erst durch die Spezialist:innen in das System eingepflegt werden müssen. Dazu kommen Wartungs- und Update-Aufwände für das System selbst. Der Einsatz eines CMS zahlt sich also nur aus, wenn sich Inhalte regelmäßig ändern.
PDFs haben die Nachteile, dass sie nicht den selben Grad an Barrierefreiheit erreichen wie Webpublikation und aufgrund ihres fixierten Layouts nicht für verschiedene Endgeräte optimierbar sind. Sofern ein eigenes Layoutprogramm verwendet wird, müssen die Inhalte ebenfalls durch Spezialist:innen eingepflegt werden.
Hier setzt das Berichte-Framework an: Es ermöglicht die Erstellung von Webpublikationen direkt aus Office-Programmen wie Word*, wie sie in allen Dienststellen zur Verfügung stehen. D. h. die Inhalte können von den fachlich zuständigen Personen und Stellen bereits im richtigen Format geliefert werden.
Dafür stehen Word-Vorlagen zur Verfügung, die alle Formatvorlagen enthalten, die auch für Webpublikation im Corporate Design der Stadt Wien geeignet sind. Dokumente, die nach diesen Vorlagen erstellt werden, können direkt von der Software des Berichte-Frameworks eingelesen werden und als fertige Webseite ausgegeben werden. Der Prozess ist soweit automatisiert, dass als Output ein ZIP-Paket geliefert wird, das bereits die fertige Webseite enthält. Zum Ansehen und Testen kann ein lokaler Webserver oder ein vom PID oder einem anderem Anbieter zur Verfügung gestellter Webspace verwendet werden.
* Libre Office und Only Office (das Office-Programm in der Stadt-eigenen Enterprise-Cloud) werden ebenfalls über das Word-Docx-Format unterstützt.
Das Berichte-Framework ist seit 2022 im Einsatz. Unter anderen folgende Publikationen der Stadt Wien wurden bereits damit umgesetzt: